Об отражении в налоговом и бухгалтерском учете возмещения расходов по найму жилья для работника

Ситуация
У юридического лица зарегистрировано обособленное подразделение в другом городе. Технический директор снимает там квартиру у физического лица. Организация возмещает ему расходы по аренде путем перечисления денежных средств на карточку.

Вопрос
Как правильно оформить эти операции в бухгалтерском и налоговом учете?

Ответ
Налог на прибыль. Налоговый учет.

Если возмещение (компенсация) расходов по найму жилья для работника (технического директора данного юридического лица) будет предусмотрена коллективным (трудовым) договором и организация сможет доказывать ее экономическую обоснованность, то компенсацию можно учесть в составе расходов в налоговом учете.
Анализ судебной практики: суды признают такие затраты экономически обоснованными, принимая во внимание следующие аргументы налогоплательщика: необходимость привлечения на работу данного технического специалиста, отсутствие у него жилья по месту нахождения обособленного подразделения, необходимость его постоянного (внеурочного) присутствия в месте производства в силу выполняемых должностных обязанностей и т.п. (например, Постановления ФАС ЦО от 29.09.2010 N А23-5464/2009А-14-233, ФАС ВСО от 14.03.2007 N А19-15320/06-15-Ф02-1153/07-С1, ФАС СЗО от 02.11.2007 N А56-47663/2006, ФАС ДО от 06.12.2006 N Ф03-А51/06-2/4410).
При этом Минфин России и налоговые органы возражают против учета расходов, связанных с оплатой жилья для работников, считая, их выплатами в пользу работников, не связанными с производственной деятельностью. Единственное исключение они делают для ситуации, когда в соответствии с условиями трудового (коллективного) договора оплата жилья является частью оплаты его труда и ее размер не превышает 20% от начисленной суммы заработной платы (Письма Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/671, от 28.05.2008 N 03-04-06-01/142,от 23.05.2008 N 03-08-05, от 22.02.2007 N 03-03-06/1/115, от 08.08.2007 N 03-03-06/2/149, УФНС по г. Москве от 09.06.2009 N 16-15/058826, от 24.03.2009 N 16-15/026382).
Следовательно, если всю сумму компенсации за аренду квартиры работнику, предусмотренную трудовым (коллективным) договором, организация будет учитывать в составе расходов, существует большая вероятность возникновения спора с налоговым органом. В этом случае свою позицию организации придется отстаивать в суде.
На наш взгляд, если компенсация стоимости арендованного жилья является элементом оплаты труда, предусмотрена трудовым договором, то данные затраты могут быть учтены в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, на основании п. 25 ст. 255 НК РФ в полном размере.

При этом, при возникновении споров с контролирующими органами организации необходимо настаивать на том, что:

* компенсация стоимости арендованного жилья является элементом оплаты труда;
* компенсация является условием для привлечения квалифицированного специалиста в другой город;
* компенсация осуществлена в целях обеспечения исполнения работником своих трудовых обязанностей, а не удовлетворения его личных потребностей в жилье.

Если же выплата денежной компенсации за аренду жилья не является оплатой за выполнение трудовых функций работником, не установлена в трудовом и коллективном договорах, то такие выплаты следует рассматривать как выплаты в пользу работников, которые на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли.

Бухгалтерский учет, записи:

Содержание операций	Дебет	Кредит	Первичный документ
Начислено возмещение(компенсация) работнику	44, 20	76	при принятии расхода в целях налога на прибыль. Договор аренды, Бухгалтерская справка, др. документы
Начислено возмещение(компенсация) работнику	91,2	76	если выплата не учитывается в целях налогообложения прибыли.
Выплачено возмещение(арендная плата)	76	51	Договор аренды. Выписка банка по расчетному счету

НДФЛ работника.

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ. По мнению суда, спорные суммы соответствуют определению компенсации, содержащемуся в ст. 164 ТК РФ. Если трудовым договором была предусмотрена обязанность работодателя обеспечить работника по месту прибытия благоустроенным жилым помещением и связь оплаты за жилое помещение с исполнением работником своих трудовых обязанностей была доказана, в этом случае, организация не удерживает НДФЛ. Аналогичные выводы содержит Постановление ФАС Уральского округа от 09.01.2007 N Ф09-11484/06-С2. Кроме того, ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 23.10.2006 N А17-3489/5-2005 указал, что не облагается НДФЛ оплата жилья сотрудникам, работающим вахтовым методом. И по своему характеру она аналогична возмещению расходов работников по найму жилого помещения, связанных со служебными командировками, а также служебными поездками работников, постоянная работа которых носит разъездной характер. Таким образом, суммы оплаты организацией проживания работников, выполняющих работу вахтовым методом, в случаях, предусмотренных ст. 297 ТК РФ, не облагаются НДФЛ (Письмо Минфина России от 02.09.2011 N 03-04-06/0-197).

Страховые взносы.

Трудовой кодекс РФ устанавливает, что при организации работ вахтовым методом работодатель должен за свой счет обеспечить работников жильем (ч. 3 ст. 297 ТК РФ). Согласно пп. "б" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ страховыми взносами не облагаются установленные законодательством компенсации, связанные с предоставлением жилых помещений и их оплатой. Поэтому, если работодатель возмещает работникам расходы по найму жилья или же оплачивает им жилье и аренду квартир (комнат), данная компенсация не облагается страховыми взносами.